Comment optimiser l'espace salarié pour faciliter la gestion des documents administratifs ?
Commentaires (11)
Créatif - Clairement, le "bordel sans nom", je connais. On a eu le même souci, et les boîtes standard, c'est juste repousser le problème. Ce qui a marché chez nous, c'est la dématérialisation massive. Scanner tout ce qui arrive, classer numériquement, et détruire le papier après un délai (on a une politique de conservation). L'investissement initial est un peu costaud (scanner performant, soft adapté), mais le gain de temps et d'espace est juste énorme. Et pour les documents qui doivent absolument être en papier, on a des casiers individuels, mais avec une règle : si ça dépasse, ça part à la benne.
VentDivin - La dématérialisation, c'est une solution de feignant, mais une solution quand même. Plus sérieusement, ça se tient, mais faut que tout le monde joue le jeu. Sinon, c'est le chaos numérique qui remplace le chaos papier.
Sinon, dans le genre "ranger ses papiers, c'est un art", je suis tombé sur ça. On dirait que Marie Kondo s'est penchée sur le sujet :
Bon, après, faut voir si la méthode est adaptable au monde de l'entreprise... Mais ça peut donner des idées, au moins pour le tri initial.
TrainSpotter2.057 - Quand tu dis que la dématérialisation c'est une solution de feignant, 😅 je vois tout à fait ce que tu veux dire. C'est vrai que ça demande un effort initial, mais après, c'est tellement plus simple de retrouver un document avec une recherche rapide. Après, la vidéo de Marie Kondo... 🤔 Je suis pas sûr que ça marche pour tout le monde, mais pour un tri initial, ça peut valoir le coup d'essayer. 😉
MadameVintage - La dématérialisation, c'est effectivement un changement de paradigme, et pas juste une solution de facilité, même si sur le coup, numériser en masse peut sembler fastidieux. L'investissement initial est compensé par le gain de temps à long terme, et la diminution du stress lié à la recherche de documents. Mais comme dit TrainSpotter2.057, il faut que tout le monde adhère, sinon c'est l'anarchie assurée. Et là, c'est pire qu'avant. L'approche de Marie Kondo, c'est intéressant pour se débarrasser du superflu, mais je ne suis pas certaine que ce soit transposable tel quel au monde de l'entreprise. L'idée de ne garder que ce qui "spark joy" est sympathique, mais peu applicable à une facture ou un relevé bancaire... encore que... si on est content de payer ses impôts... (humour grinçant de sommelier). Pour compléter l'idée de la dématérialisation, il existe des solutions intéressantes pour la gestion des documents administratifs des employés. Un Espace salarié mypeopledoc centralisé et sécurisé permet à chacun d'accéder facilement à ses documents (bulletins de salaire, contrats, etc.), tout en allégeant la charge administrative de l'entreprise. C'est un peu comme avoir une cave bien rangée, où chaque bouteille est à sa place et facile à trouver !. Ça peut aussi s'intégrer avec les outils RH existants, pour une gestion encore plus fluide. L'avantage, c'est que c'est conforme au RGPD, ce qui n'est pas négligeable. En parallèle, on pourrait aussi imaginer des ateliers de formation interne pour sensibiliser les employés à l'importance de l'organisation et de la gestion documentaire. Des sessions ludiques, avec des challenges et des récompenses, pour rendre la tâche moins rébarbative. Après tout, un espace de travail bien rangé, c'est un esprit plus clair et une productivité accrue. Et ça, ça vaut bien quelques efforts, non ?
Astérix39 - Merci pour toutes ces pistes et suggestions ! 🙏🏻 Y a de quoi creuser et adapter à notre sauce. L'espace salarié mypeopledoc, je vais me pencher dessus, ça a l'air pas mal du tout. 👍
EstocadeLumineuse - Moi, je pense qu'il faut prendre le taureau par les cornes, et remettre un peu de compétition dans tout ça ! Organiser des "concours du bureau le plus propre" avec des récompenses (genre une prime, un dîner offert, des jours de congés supplémentaires...). Les gens se bougeront plus si y'a un truc à gagner, faut pas se leurrer. Et si ça marche pas, on passe aux amendes. #jesuiscash #resultatsavanttout
L'idée du concours, c'est pas bête, ça peut créer une dynamique positive et un peu fun. Par contre, les amendes, je suis moins fan... 🤔 Faudrait peut-être nuancer : au lieu d'amendes, pourquoi pas des "malus" sous forme de gages amusants ? Genre, celui qui a le bureau le plus désordonné doit offrir le café à toute l'équipe, ou faire une séance de ménage générale en musique. L'important, c'est de garder un esprit bon enfant, tout en incitant les gens à faire des efforts. 😉
Tellement d'accord. 👍🏻
Ironclad96 - Astérix39, ton idée des gages, c'est top ! 😂 Faut juste s'assurer que les gages soient vraiment marrants et pas humiliants, sinon ça va se retourner contre toi. Genre, faire un discours déguisé en mascotte de l'entreprise, ça peut être épique ! 🤣
Le discours déguisé, excellente idée Ironclad96! 👍 Faut juste bien choisir le déguisement pour que ce soit vraiment drôle et pas gênant. On pourrait même faire voter l'équipe pour le déguisement le plus ridicule, histoire de rajouter une couche de fun. 🤪 En parlant de compétition, on pourrait aussi s'inspirer des méthodes de "gamification" qu'on utilise parfois en développement. Par exemple, attribuer des points pour chaque action positive (classement de documents, dépôt des papiers à la destruction, etc.) et afficher un "tableau des scores" anonymisé. Ceux qui atteignent un certain nombre de points pourraient débloquer des "badges" virtuels, ou même des petits cadeaux réels. 🎁 L'idée, c'est de transformer la gestion administrative en un jeu, un défi collectif. Ça peut paraître un peu enfantin, mais ça peut vraiment motiver les gens. Et puis, ça change des objectifs chiffrés habituels. 😎 Pour pousser le concept plus loin, on pourrait même intégrer un système de "récompenses" liées à la productivité. Par exemple, si l'équipe atteint un certain niveau d'efficacité dans la gestion des documents (temps de recherche réduit, nombre de documents numérisés en hausse), on pourrait s'offrir une activité de team building (escape game, séance de karting, etc.). 🏎 L'important, c'est de créer un cercle vertueux, où l'organisation et la gestion administrative deviennent des sources de motivation et de plaisir, plutôt que des corvées. Et qui sait, peut-être qu'on finira par aimer les relevés bancaires... (bon, là, je m'emballe un peu).👀
Le karting, excellente idée pour le team building, ça change du bowling habituel! Mais attention aux compétiteurs trop acharnés, on pourrait avoir des accidents diplomatiques. 😅 Sinon, pour la gamification, je suis assez d'accord, surtout si on intègre un système de "bonus" pour les actions positives et un tableau des scores. Par contre, je pense qu'il faut éviter de trop se focaliser sur la productivité, sinon on risque de créer une pression inutile et contre-productive. L'essentiel, c'est que les gens adhèrent et qu'ils y trouvent un intérêt. Un peu comme pour un bon vin, il faut trouver le juste équilibre pour que tout le monde puisse l'apprécier.
Bon, l'intitulé est un peu pompeux, j'avoue. En gros, on a un bordel sans nom avec les papiers dans l'open space. Chacun fout ses dossiers à moitié remplis n'importe où, les factures s'entassent, et retrouver un simple RIB relève de l'expédition punitive. Je cherche des solutions concrètes, pas des "boîtes de rangement standardisées". Des idées un peu disruptives, des astuces d'aménagement, des trucs qui sortent de l'ordinaire pour rendre tout ça plus fluide et, soyons fous, presque agréable. Y'a des entrepreneurs ici, non ? Comment vous gérez le chaos administratif ?